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媽媽桑也聽得懂的專案管理

「專案管理」聽起來似乎是個很高大上的工作,不過它其實再平凡不過了。每個人一生中多少都有執行專案管理的經驗,只是我們不知道它和專案管理之間的關係。如果你這輩子從來沒做過專案管理,我猜你的生活恐怕也是一團糟。到底專案管理是什麼,就讓我們來看看吧。

我們先把場景拉到快要過年的時候。假設你是一位媽媽桑,要替全家10個人準備過年的飯菜,你會怎麼做?除夕當天再來考慮嗎?不,你一定會提前準備。因為過年期間市場不會開門,你必須要在不能補貨的情況下養這10個人好幾天。你也不可能在除夕當天才去買菜,因為一次買太多會搬不動,並且最後一天大家都在搶菜,你怎麼知道能買到什麼?
買菜是個問題,料理又是另一個問題。除夕夜通常吃得比較豐富,當天買菜還要當天料理出好幾道豐盛的菜,除非是專業的廚師,否則一般人很難辦到。有些特殊料理,原本就要提前幾天準備;因此為了準備過年除夕吃的菜,最常見的情況是前幾天就要開始準備,包括採買,或是做一些料理上的預先處理。

做菜也能是種專案

有目標(做年菜)、有執行計劃(何時開始準備、怎麼準備),這就是一個「專案」。專案管理就是指我們要去「管理」這個專案,為什麼我們會需要管理它呢?就拿做年菜的例子來說,有幾件事情是大家容易忽略的:

  1. 除夕夜是個死線(deadline),你必須在那之前完成一頓飯菜。
  2. 最後一、二天才去買菜,結果買不到想要的菜怎麼辦?

專案要能如期完成,而我該從何時開始準備?

專案一定會有個期限,也許是過年、也許是結婚。當你不得不在這個日期以前完成某些事情時,這就形成一個專案。你最大的任務就是確保事情能夠如期完成,為此你可能會提前買菜、提前備料。
不過這裡還有一個隱藏的問題,就是該如何決定從什麼時候開始準備?如果太晚準備,可能就會趕不上期限;太早準備,菜可能會爛掉、食物變得不新鮮。評估時間這件事,本身就是個專業。

隨著專案目標不同,想要如期完成必須考慮的因素也不同。例如製造業,要考慮原物料進貨本身花費的時間,也要考慮製造商品所需的時間等等。還有專案開始之前的估時,這些都考驗專案管理師的領域知識(domain knowledge)。

風險意識是必須不斷學習的課題

專案原本只是一個要在期限內完成的工作,可是實際執行之後,就會發現意外非常多。例如前幾年你都是在過年前二天開始採買,結果今年碰上COVID-19肺炎疫情,大家在瘋狂搶購,此時前二天才去採買來得及嗎?你一定會提早去採買,這就是一種避險的行為。

不同領域遭遇的風險問題就不同,例如養豬的會怕豬瘟,進口農產品會有原物料價格與匯率的波動,甚至法律因素也是公司必須考慮進去的,例如最近TikTok被印度封殺,相關的專案計畫就會受到影響。
人類天生就有一些避險的機制,但是這在複雜的公司專案裡是不夠的。所以管理界後來會產生各種方法論,有些就是試圖降低風險,即是所謂的風險管理。專案管理的目標既然是要如期達成,就免不了對風險的控制。

有人的地方就有江湖

如果你是自己一個人處理年菜,那麼所有的工作自己安排即可。但如果有其他人要和你一起做年菜,雙方肯定會需要溝通。在公司裡面,如果是自動化生產、機器設備多,可能溝通的人就少一點。如果像軟體業,知識工作者密集的產業,人與人之間要溝通的內容就會非常多。

不知道大家對於專案管理有沒有更清楚的認識呢?簡單說它就是在管理「目標、計畫、期限、風險」的學問。如果你的專案裡面有人,往往會需要和別人溝通,因為人通常就是專案裡最大的風險。
如果你的生活凡事都能以專案管理的角度來執行,例如存錢、買喜歡的奢侈品、學生考試、過年大掃除、看書、旅遊…等等,你的生活就會過得非常精實。

專案管理的思維對我們人生中達成目標是很有幫助的,從前我在考高中時就是用類似的思維在規劃高中聯考。我和姊姊差了三屆,上國中的時候她剛好上高中。她是一個很認真念書的人,可是到國三課業壓力太大,她反而開始鬆懈。因為她發現就算自己不念書,還是可以考得不錯,過去的底子太好,小小的鬆懈不構成威脅。
最後她並沒有推甄進很好的學校,因為她只想早點考上早點放風。不是說學校本身有問題,而是既然如此,當初這麼辛苦是為了什麼呢?我自認自己沒她認真,她可以拼二年念書,我頂多拼一年。所以國一國二我只讓自己保持成績不要太差就好,國三才開始認真念書,最後也有不錯的成績。

以前告訴大家要暸解自己,就是為了自我評估。有辦法做自我評估,才能擬定適合自己的計劃。當然有些東西我們要去做過才知道自己行不行。如果你有一個願望,不妨用專案管理的概念去設定一個目標來嘗試達成,相信在這個過程中你一定也會有所收獲。

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